关于2019年档案归档工作安排的通知

学校各单位：

档案真实地记录学校发展历程，保存学校历史记忆，服务学校中心工作，是学校的宝贵财富。2019年是学校“深化改革开放年”，为确保学校档案及时、完整归档，进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，更好地为教学、科研、管理和各类教育教学工作服务，现就2019年我校档案归档工作安排通知如下：

一、 归档原则

1.归档的文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌；对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值；对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。

2.归档文件材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映学校党政各部门职能活动的全过程。

3.归档文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

二、归档要求

1.各单位应高度重视立卷归档工作，指定1-2名专人负责本单位归档工作，并将本单位归档人员名单报名表于2019年5月10日前报校档案馆（见附件1），于5月30日前报档案馆，督促本单位工作人员将2018年在党政管理、教学科研、后勤保障等工作中形成的具有保存、利用价值的各种文字（会议记录、红头文件、白头文件、统计表、花名册、声像、照片）等材料收集齐全，及时归档。归档后需经单位主要负责人审定签字后再移交档案馆。按照归档时间要求到北校区图书馆一楼综合档案馆移交档案。新成立的机构也要重视档案资料的形成积累和归档工作。

2.各单位在具体归档、整理过程中若有任何问题或不明事项，请与我馆工作人员及时沟通联系。确需我馆相关工作人员前往各单位进行业务指导的，请各单位根据本单位归档时间安排，提前电话预约，档案馆将派遣档案业务骨干赴各单位进行现场业务指导和服务。

三、归档范围

1.凡本单位在2018年1月1日至2018年12月31日工作中直接产生的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料（具体归档范围见附件2）。

2.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗、徽章等及校际交流中具有保存价值的实物档案。

3.立卷归档的材料应提供原件，凡不符合整理规范文件材料，须按要求进行整改后向档案馆移交，移送的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。

4.2018年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

5.学校党办、校办盖章印发的红头文件（函件），由党办、校办统一收集归档；其他单位盖章印发的重要文件（函件）由各单位收集归档。

6.2018届及往届未归档毕业生（专科、本科、硕士、博士等）合影照片，包括以院（系）为单位的毕业合影照和以专业为单位的毕业合影照（如有班级毕业合影照，一并整理归档）。

7.凡往年应归档但未及时归档的文件材料，请分年度整理好后一并补充归档。

四、归档方式

办理移交时，须持有单位负责人签字并盖章的《归档移交目录》（见附件3）纸质版，并提供电子版给档案馆相关工作人员。电子档案与纸质档案同步归档。凡反映学校重大活动、主要工作且具有凭证性、依据性作用的文件材料必须实行纸质文件与电子文件双轨制收集归档，卷内目录、文件材料应同时提供电子版和纸质各一套。关于电子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，图像文件收集JPG格式，声像文件采用MP4格式，电子文件刻录光盘后归档。

五、归档时间

按年度归档的各类文件材料应于7月11日前归档。（具体归档时间见附件4）

附件：

1.各单位归档人员名单

2.综合档案归档范围

3.归档移交目录表

4.各单位归档时间安排表

青海师范大学校办公室

2019年5月5日