关于做好2018级学生档案材料收集

及移交工作安排的通知

各学院：
　　根据学校档案管理工作的规范要求，为进一步规范学生档案归档工作，保证新生档案材料及时、完整地移交到档案馆，规范管理，现对2018级本科新生的档案收集移交工作作如下安排：

 一、新生档案的归档范围

  1.高考、高中档案（如高考报报名登记表、体检表、志愿表、会考成绩记录单、高中阶段学籍材料等）。请将材料从原档案袋中取出,平整展开后装入新生档案袋内，写有高考考生号的原高考档案袋因有全国统一高考信息，须将空袋对折后一并装入，其他没有高考信息的档案袋请予以剔除.

 2.团组织材料，请将入团志愿书从信封中取出后平整展开，将入团申请书夹在入团志愿书中一并装入档案，团员档案空袋不装入档案，团员证由学生本人保管，团组织关系介绍信和学生党员材料由各学院保管。

二、新生档案归档要求

1.各学院要本着对学生负责的态度，须进一步落实责任，明确分工。高度重视新生的建档工作，在入学教育时应告知新生自带的档案要及时交到学院，不得擅自拆封、涂改、抽取、更换档案材料；指定专人，负责新生档案的清点、移交和催补；按照档案馆制定的新生档案归档时间安排及时归档（附件一）。档案馆负责保管学校统一招收的全日制本科生、专科生的档案。

2.无高考档案、团组织材料的由学生本人写出书面说明，注明材料缺失原因，签名后暂归入档案袋中。并请督促学生尽快将所缺材料补齐，及时装入档案袋内，档案材料缺失可能对学生毕业后报考公务员、事业机关、签约工作等造成影响，请一定要重视补齐。

 3.生源地为山东、山西、广西、贵州、天津、江苏、云南的学生通常没有纸质高考、高中档案，需由招生录取系统中统一打印，并加盖本校教务处印章，装入新生档案。这七个省的学生如有素质手册一类的材料，也一并装入档案。

 4.装档时切勿张冠李戴。

 5.准备新生档案移交清单一式两份，如有无档、缺档等情况请在清单上注明，移交新生档案时请将纸质清单和电子版一并交到档案馆。

三、档案材料的移交
　　1.各学院在接收新生档案时认真填写《青海师范大学案移交清单》(附件二)，姓名及学号必须电脑打印，收集时必须清楚无误记录本班同学交材料情况，移交人和班级负责接收人签名确认；以班级为单位，按学号顺序排列好。以学院为单位统一移交,移交档案材料时凭此表（一式两份）签收，学院和档案馆各保存一份备查。
　　2. 移交档案时请各学院以班级为单位每班选派2名同学，移交至青海师范大学北院图书馆一楼，协助档案馆老师在档案移交现场做好本学院的档案整理工作。

3.学院移交档案后请清理好缺交材料的学生名单，及时通知学生在2019年6月20日前补齐材料，以免因档案缺失可能对个人发展以及就业派遣造成影响。

 附件：1.各学院新生档案归档时间安排表

  2.青海师范大学2018级新生档案移交清单

 青海师范大学档案馆

  2019年4月30日